Komdu í gang með stafrænna tímatöku

Flestar fyrirtæki byrja á pappírslistum eða sameiginlegum töflureikni til að halda utan um vinnutíma. Það virkar alveg þar til það gerir það ekki lengur: listi týnist, einhver gleymir að skrá sig, og á launadegi situr þú og giskar á hver vann hvenær. Stafræn tímataka fjarlægir giskninguna. Hér ferum við yfir hvað þú þarft til að komast í gang.

Af hverju skipta yfir frá pappír?

Pappírslisti er einfaldur, en hann er líka auðvelt að falsa, auðvelt að týna og ómögulegt að leggja saman hratt. Þegar tímar á endanum eiga að verða að launum, þarf einhver að slá allt inn aftur – og hver handvirk færsla er ný tækifæri til villu. Stafræn tímataka gefur þér þrjú hluti strax:

• Nákvæmni. Tímapunkturinn er vistaður þegar í stað sem starfsmaðurinn stimplar, ekki eins og hann manst þrjá daga síðar.
• Yfirsýn. Þú sérð hver er á vinnustaðnum akkúrat núna, og hversu margar klukkustundir hafa verið skráðar hingað til í tímabilinu.
• Rekjanleiki. Breytingar eru skráðar, svo þú getur alltaf séð hvað var leiðrétt og af hverjum.

Stimplun á kiosk með PIN-númeri

Fyrir vinnustaði þar sem fólk mætir á staðinn – búð, kaffihús, verkstæði eða lager – er einfaldasta lausnin spjaldtölva í innganginum eða á pásuherbergi. Starfsmaðurinn slær inn persónulegt PIN-númer, velur „inn“ eða „út“, og er búinn á nokkrum sekúndum. Engin app til að setja upp, engin innskráning til að muna. Kiosk-hamur er hannaður fyrir nákvæmlega þetta: hraða stimplun sem allir ná tökum á frá fyrsta degi.

PIN-númerið tengir skráninguna við rétta manneskju, á sama tíma og engar viðkvæmar upplýsingar birtast á skjánum. Ef einhver gleymir kóðanum, getur hann endurstillt hann sjálfur án þess að yfirmaður þurfi að blanda sér í.

Skráning frá síma

Starfsmenn sem eru úti í verkefnum, keyra milli staða eða vinna heima, stimpla í staðinn frá símanum. Þeir sjá eigin vaktáætlun, stimpla inn þegar þeir byrja, og fá yfirlit yfir eigin tíma. Fyrir atvinnurekendur þýðir það að tímar koma inn samfleytt – ekki í hrúgu í lok mánaðarins.

Svona kemst þú í gang

• Skráðu inn starfsmenn. Hver manneskja fær eigin prófíl og PIN-númer.
• Veldu skráningarhátt. Kiosk á sameiginlegri spjaldtölvu, sími, eða bæði.
• Settu upp vinnutímarreglur. Venjulegur vinnutími, pásur og hugsanlegir viðbætur eru settir inn einu sinni og gilda fyrir alla.
• Keyrðu prufuviku. Láttu starfsmenn stimpla í viku áður en þið hætti alveg að nota pappír, svo allir verði vönir flæðinu.

Stutt samantekt

Stafræn tímataka snýst ekki um að fylgjast með starfsmönnum, heldur um að losna við tvöfalt vinnuframlag og villur. Stimplun tekur nokkrar sekúndur, tímar eru alltaf uppfærðir, og þegar launin eiga að ganga, eru tölurnar þegar til staðar. Byrjaðu á einföldu uppsetti, keyrðu prufuviku, og byggðu áfram þaðan.