Automatisk godkännande – utan att förlora kontrollen

De flesta registrerade timmar är helt odramatiska: den anställda stämplade in och ut ungefär när skiftet sa, och allt stämmer. Ändå är det lätt att hamna i att klicka på «godkänn» för hundratals sådana rader varje period, medan de få som faktiskt behöver en titt drunknar i mängden. Automatisk godkännande vänder på detta: systemet tar hand om de uppenbara, och du använder din uppmärksamhet på undantagen.

Tre nivåer – du väljer tempot

Automatisk godkännande av timmar har tre inställningar, så att du kan börja försiktigt och skärpa till när du känner dig trygg:

• Av. Allt godkänns manuellt. Full kontroll, mest arbete.
• Matchad. Endast timmar som stämmer med det planerade skiftet – inom en tolerans som du bestämmer – godkänns automatiskt. Stämplade någon in tio minuter för tidigt? Inom toleransen, okej. Blev det två timmars övertid utan förklaring? Då lyfts den fram till dig.
• Alla. Systemet litar på karensfönstret och de inbyggda renhetskontrollerna ensamt – användbart även för företag som inte planerar en fast turordning alls.

Ett karensfönster ger utrymme för rättelser

Automatiken har det inte bråttom. Den väntar ett konfigurerbart antal timmar innan den tittar på en registrering, så att glömda utstämplingar och småfel hinner rättas till först. Det som till slut godkänns är alltså timmar som har fått sätta sig – inte färska registreringar som kan ändras om en timme.

Styr det per anställd

Automatisk godkännande behöver inte vara antingen-eller för hela personalen. Du kan slå på det för de rutinerade anställda som du litar på, och låta nyanställda eller särskilda roller fortsätta gå genom manuell godkännande. Inställningen finns för varje enskild anställd.

Semester, skiftbyte och egenanmälan också

Det är inte bara timmar som kan gå av sig själva. Du kan låta semesterförfrågningar, skiftbyten och egenanmälningar godkännas automatiskt när de är korrekta – så att anställda får snabbt svar, och du slipper vara flaskhals för det uppenbara. Det du fortfarande vill titta på kan du hålla manuellt.

Tyst betyder inte trasigt

Faran med automatisering är att man förlorar känslan av vad som händer. Därför visar systemet dig vad det har gjort åt dig: hur många timmar det godkände, hur många skift det skapade, och hur många semesterförfrågningar det behandlade den senaste veckan. En lugn instrumentpanel betyder då att allt går som det ska – inte att något har stannat av. Och om det dyker upp en avvikelse i de faktiska timmarna i efterhand, lyfts den fram ändå: automatisk godkännande döljer inte problem, den tar bara bort bruset runt dem.

Kort sammanfattat

Börja på «matchad», sätt ett karensfönster, och slå på automatisering för de anställda som du litar på. Låt systemet ta hand om de rena timmarna, semestern och bytena som är uppenbara – och använd din tid på det som faktiskt kräver en bedömning. Översikten över vad automatiken gjorde ger dig lugnet att låta den jobba.