Une chambre froide à 7 °C n'est pas une catastrophe. Le problème, c'est que personne n'agit. Le contrôle interne porte autant sur ce que vous faites quand quelque chose tourne mal que sur les mesures conformes.
La Direction de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) vérifie trois choses en cas d'erreur : que le problème a été détecté, que des mesures ont été prises pour le régler, et que cela a été consigné par écrit. Avec Vevja, ces trois étapes se font presque automatiquement.
Hors limite = écart, automatiquement
Lorsqu'un employé enregistre une température hors des limites du point de contrôle, elle n'a pas besoin d'effectuer de démarche supplémentaire. Elle saisit la mesure comme d'habitude.
Vevja marque le tour comme « Hors limite » et crée un écart avec la mesure, le point de contrôle et la personne qui l'a enregistrée. L'employé reçoit une notification à l'écran indiquant que l'écart est créé.
Tout autre problème peut être signalé depuis un mobile
Tous les écarts ne concernent pas des températures. Une bande d'étanchéité desserrée, un verre brisé, une livraison trop chaude — ce sont les employés qui les remarquent en premier. Dans l'onglet « Écarts ouverts » de l'application, tout le monde voit ce qui n'a pas encore été résolu et peut signaler un nouvel écart en un clic.
Le signalement d'écart est concis : ce qui s'est passé, éventuellement quelques détails, et le lieu concerné. Vous pouvez ensuite ajouter des photos.
Le responsable clôt l'écart avec une mesure corrective
Les responsables sont alertés lorsqu'un écart est créé, si vous avez activé les notifications. Dans Vevja sur le web, ils voient la liste des écarts et peuvent ouvrir chacun d'eux.
Un écart ne peut être clôturé qu'avec une mesure corrective : ce qui a été fait pour le régler, et ce qui est mis en place pour éviter que cela ne se reproduise. Sans cela, l'écart n'est qu'une plainte. Avec cela, l'écart devient une preuve que le contrôle interne fonctionne.
En bref
- Les températures incorrectes sont détectées automatiquement. Personne n'a besoin de se souvenir de signaler un écart.
- Tout le monde peut signaler un problème. Ceux qui voient le problème en premier peuvent l'enregistrer sur place.
- La mesure corrective est obligatoire. Un écart ne peut être clôturé sans indiquer ce qui a été fait.
- Tout est lié. La mesure, l'écart et la mesure corrective figurent dans le même journal, avec les noms et les horaires.
Dans le dernier article de cette série, nous verrons comment extraire toutes ces informations lorsque la DGCCRF se présente à votre porte.
