Tillögutilynning sem útskýrir sig sjálf

Einhver hringir og segir sig veikan tveimur tímum fyrir vakt. Hverjum hringir þú? Flestir stjórnendur hafa innyfjar tilfinningu – en innyfjar tilfinningin man ekki hver vann þrjár helgar í röð, hver nálgast yfirvinnumarkmiðið, eða hver fékk of lítinn hvíldartíma síðast. Gott kerfi man allt þetta, stingur upp á besta umsækjandanum, og – jafn mikilvægt – segir þér af hverju.

Frá autt svæði að röðuðum lista

Þegar þú átt vakt til að fylla, getur kerfið raðað öllum starfsfólkinu fyrir þessa vakt: hver passar best, hver passar næst best, og svo framvegis. Ef þú átt að skipuleggja heila viku, getur það stungið upp á umsækjendum fyrir hverja vanbúna vakt í einu – eins og tillaga sem þú skoðar og tekur afstöðu til, ekki áætlun sem það framkvæmir bak við bak þín.

Hvað tillagan vegur – í forgangsröð

Raðan er ekki dularfull tala. Hún byggir á nokkrum skiljanlegum þáttum, í þeirri röð sem flest fyrirtæki raunverulega hugsa um:

• Hvíldartími. Hversu mikinn andartakstíma umsækjandinn hefur fyrir og eftir vaktina, og hversu margar daga í röð þau hafa þegar unnið. Sá sem er vel hvíldur fær hærri sess.
• Samningsstundir. Hversu langt undir mánaðarlegum samningsstundum sínum umsækjandinn er. Sá sem skortir stundir til að ná samningi sínum, er forgangsraðaður.
• Sanngjörn dreifing. Hver hefur nýlega tekið margar vaktir – og sérstaklega margar óþægilegar kvöld- og helgavaktir. Byrðin snýst, hún hleðst ekki upp hjá sömu fólkinu.
• Eigin röðun þín. Þannig sem þú hefur sjálfur raðað starfsfólkinu, skiptir einnig máli.
• Óskir starfsmanna. Þeir dagar og tímar sem starfsmaðurinn hefur sjálfur sagt að hann kjósi – meðvitað vegað lægst, sem tillit, ekki réttindi.

Hver þessara þátta er sýndur við hlið heildartölunnar. Þú sérð því ekki bara að „Katrín“ er efst á listanum, heldur að hún er efst vegna þess að hún er vel hvíld og liggur undir samningsstundum – en „Pétur“ er neðar vegna þess að hann hefur þegar unnið þrjár helgavaktir þessa mánuð.

Tillaga, ekki ákvörðun

Þetta er þess virði að leggja áherslu á: tillögukerfið er ráðgefandi. Það raðar, það ákveður ekki. Raunveruleg lögleg yfirlestur – hvíldartími, yfirvinnumarkmið, hlé, reglur um ungt starfsfólk – fer fram þegar vaktin er í raun úthlutað, gagnvart raunverulegum gögnum í kerfinu. Slæm tillaga getur í versta falli orðið verri tillaga; hún getur aldrei orðið ólögleg úthlutun sem laumast framhjá eftirlitinu. Þú getur trygglega fylgt efstu tillögunni, eða breytt henni – með rökstuðningnum beint fyrir framan þig.

Stutt samantekt

Útskýranlegt tillögukerfi gerir tvö hluti í einu: það sparar þér heilareikning þegar vakt þarf að fylla, og það sýnir þér útreikninginn á bak við hverja tillögu. Þú færð hraðann frá sjálfvirkni og öryggið frá því að skilja af hverju – og lögleg yfirlestur stendur þar sem hann á að standa, við sjálfa úthlutunina.